你真的像简历上说的那样“精通office”吗?
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职场秘籍
你真的像简历上说的那样“精通office”吗?
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文/林小白

你要是问我,作为一名职场人,必须掌握的工具是什么,我肯定会告诉你“office”。不信的话,你可以打开招聘网站,看看是不是很多企业对office技能都有要求。而你在制作简历的时候,是不是也会在简历里加上“本人精通office操作”这么一句话呢?

有位HR的朋友告诉我,大概有10份简历,就有9分里面就会写道“精通office”,但是把人一招进来,却发现,那个人用Excel做个图表还要老半天,做出来的PPT又土又乱七八糟,真的是非常心塞。

其实,不管是Word、Excel还是PPT,都是属于商务文本,是我们在职场中最常使用到的工具。日常写个总结、方案等等需要用到word,开个会议、做个报告就需要用到PPT,如果你做的工作和数据、分析有关,Excel是逃不掉了。

有的人,会把运用office看得很简单,实际上不是的,把Word、Excel或PPT弄得一团糟的人大有人在。但职场不是象牙塔,等你重新回炉慢慢学,你可能早就被熟练运用商务文本的人赶超了,那要怎么办呢?日本的顶尖咨询师吉泽准特总结了一套商务文本的速成法,说是速成,其实是制作商务文本的要点,以及非常容易被忽略的致命细节,尤其如果你已经有一定的操作基础,再运用他提到的所谓的“速成法”,真的会受益不少。

吉泽准特在《职场书面沟通完全指南》里说,其实不论是制作Word、Excel还是PPT,都可以分为构建框架、制作草稿、定稿制作三个环节。通俗来说,就是先确定你要制作的内容,然后着手制作,最后排版调整细节。

我其实并没有掌握很多Excel和PPT的制作技巧,但每次我制作的表格和PPT大家都还蛮挺认可的,关键就在于我的制作逻辑比较清晰。所以,第一步构建框架是非常重要的,它可以说是决定你商务文本好坏的基础。

吉泽准特在书中和我们分享了一个快速确定框架的方法,就是先搞清楚“3个W”,即Who(谁要看你的商务文本)、What(制作商务文本的目的是什么)、Why(对于读者来说,商务文本的内容是否具有针对性)。只要明确了“3个W”,我们就能保证大方向不偏离,能避免因主观判断导致要重做或做了无用功的事情发生。

当大方向确认下来之后,我们就要考虑是用Word、Excel还是PPT来制作。对于应该选择哪种软件为载体,《职场书面沟通完全指南》里写出了一张非常细致的选择商务文本展示形式的顺序流程图。

按照流程图的顺序,就能确定最后我们要用哪种表达形式。当然,如果公司或客户已经有了规定的形式,那么就用规定的形式就好了。因为制作商务文本的最终目的并不是“美观”,而是“说服对方”,因此选择读者熟悉的形式是最有效的做法。

确定了商务文本的表达形式之后,还需要定此份内容的大概框架,这就是展现逻辑的部分了。作者推荐不妨使用PREP方法来罗列,因为它是一项能够简明表现逻辑结构的方法。无独有偶,我之前看过几本麦肯锡的工作及思考方法书籍,里面也推荐了这个PREP法。

PREP就是表达point(主张/观点)、reason(理由)、example(实例)、point(总结)这四个单词的首字母。我们来举个符合PREP的例子。

P:爱好写作的人可以去简书上写作。

R:简书上有很多写作者,大家可以更好地交流,而且简书有着良好的文章推荐机制,你的文字能够被更多人看到。

E:林小白就是通过简书让更多人知道的。

P:简书真的是个适合写作的平台。

首先用P来提出主张,接下来通过理由和具体事例,使自己的意见更具有说服力。最后作为结论再次重复自己的主张,让对方印象深刻。

以上就是第一步“构建框架”需要做的事,先确定“3个W”,然后确定选择的表达方式,最后用PREP法来确定内容大纲。

第二步,就要制作草稿了。关于这个部分,《职场书面沟通完全指南》非常细致地对word、Excel还是PPT的制作方法进行了描述,书中有十分详细的操作指南和丰富的图解,我主要选择几个非常实用或是非常容易被忽略的小技巧跟大家分享下。

首先,大家要避免版式不统一的误区。不论你选择的表达方式是什么,请保证内容版面统一。展开来说,就是字体、字号、行间距等要大致统一,强调文字的方式一致之类的。

推荐字体:windows系统下的“Meiryo UI”字体和Mac系统下的“冬青黑体简体中文”,在强调关键英文和数字时,使用“Arial Black”最为合适,如果要强调中文,可以运用“加粗”或“下划线”的方式,不要使用“斜体”和阴影。

推荐字号:标题字号为16-24pt,正文字号为10-12pt,注释字号可以是正文字号的80%大小。

推荐行距:想要行距较大,可设置1.2倍多倍行距;想要正常,就用单倍行距;想要较小的行距,就用0.85倍多倍行距。

其次,要好好把控主体内容,在写文章的时候要提炼内容,剔除多余信息,减少使用模糊的表述而改为具体的说明。

1)把文章精简。现在大家的阅读习惯都偏向碎片化,因此即便是在制作商务文本,我们也应该减少太冗长的句子出现的频率。当一个句子太长、太复杂的时候,我们阅读起来就不会那么顺畅,而适当分割会有助于文意理解,所以可以删掉一些不影响文意的内容,把过长的句子、段落变成简介的形式。

吉泽准特说,在刚开始的时候,不妨把一段文字中的逗号个数大于4个,或者字数多于120字当成一个精简文章的目标吧。

2)善用数字说明。如果你的商务文本里需要说明成本或数量等相关信息,使用具体的数字,即阿拉伯数字能够增强说服力。好比“外勤业务量预计大幅减少”就不如“外勤业务量能减少20%”来得好;“投资费用高达三亿”就不如“投资费用高达3亿”来得好。

第三步就是定稿制作了,它相当于收尾的一个举动,如果完成得好,可以加强内容的说服力,优化打印资料的美观度。

例如在用Excel制作图表时,我们就可以删掉图表默认的表框线和网格线,这样读者就能马上读取到最重要的信息。

还有,为了增强数字的说服力,不妨对含数值的图表注明下信息来源或出处。

掌握了“构建框架、制作草稿、定稿制作”这三个环节,你就能较为完善的制作号商务文本。


—END—

作者:Nicole林小白  來源:简书

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