职场中高效管理邮件的三个方法
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职场中高效管理邮件的三个方法
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方法比努力重要,思维比方法更重要。

早上,730,闹钟响起。

因为晚上刷手机太晚,备感疲惫,拖着沉重的身体,把向往自由的灵魂召唤回来,灵魂附体后,匆忙洗漱,换衣服,上班。

急急忙忙来到办公室,第一时间打开邮箱,一大堆新鲜出炉的邮箱bilingbiling闪亮登场。

揉揉眼睛,开始浏览邮件,发现一件可以立即解决的邮件,第一时间回复,爽!哇,又有一件事情,立刻打电话回复,爽!

一不小心就到了11点,时间过得好快。

尿意已经非常浓烈,几步小跑上个厕所,喝几口水,继续工作。

上面的画面是你的工作日常吗?

如果你觉得事情太多,邮件太多,经常加班,你应该好好阅读此文。

邮件管理的方法很多,outlook的功能已经非常强大,关键是找到适合自己的方式。

基于我的经验,整理提炼三个可操作方法分享如下。

1. 浏览全部+立即分

有人不赞成早上把邮件都浏览一遍,我的经验是浏览+回复+分类同步进行。

我曾经使用过插小红旗标识的方法,发现并不如按颜色分类有效。

Outlook 2007中,邮件的后面都会有一个圆角正方形的类别标记,点击它就能够快速为邮件设置不同的颜色,用以标记邮件的类别。

我个人的分类(我的截屏只有英文版,对照你的邮箱可以找到分类管理图标)

我电脑分类的截图

蓝色:Done - 完成

绿色:Ignore - 忽略

黄色:Pending - 悬而未决

红色:To Do - 需要回复

你可以根据个人具体情况和喜好进行类别管理。

早上来公司,我满心欢喜看着邮件涌入。

按照从时间倒序开始浏览,这样很多连续剧的邮件在开始就都看过,后面的邮件很多可以直接忽略。

可以立即处理的,比如回复:好的,没问题,OK......或直接授权其他人做的,立即处理,标记蓝色:Done - 完成

和我工作不相关的,参考类邮件,直接标记绿色:Ignore - 忽略

不能当下回复,需要请示老板,或者找客户,询问下属细节的才能回复的,标记黄色:Pending - 悬而未决

BOSS发来的指示/任务等重要等级最高的邮件,标记红色:To Do - 需要回复

这个过程在30分钟可以全部完成。

早上,午饭后,下午四点前,总之找一段固定时间,集中处理。

所以,任务已经集中在红色和黄色两种需要处理的邮件。

一键点击邮件排序小三角,选择类别,所有红色和黄色需要处理的邮件立即呈现。

注意是:毫不费力——立!即!呈!现!

按照分类颜色排序,一键点击小三角即可

2. 提早上班+晚上日清

据美国博客网站Gawker的莱恩-塔特描述,库克早晨430左右就开始收发电子邮件。库克早晨5点通常就已在健身房锻炼,而且人们称他总是第一个到办公室。

乔布斯生前也习惯早起,他通常早晨600左右开始一天的工作。

思科首席技术兼战略官帕沃里奥通常早晨430起床,用1小时查阅邮件,之后再阅读新闻、锻炼身体并准备送儿子去上学,沃里奥最晚830出门上班。

其他牛逼的CEO我就不用一一列举了,你可以观察你公司里面那些来的最早的人都是什么人,保洁阿姨除外。

如果觉得自己太累,工作效率无法提高,建议是尽量提早到达办公室,会让你一天都轻松应对。

早上的时间非常宝贵,人少,可以整理思路,安排优先级和日程。

切忌,一直盯着电脑等邮件到来。

我的同事James,经常加班到晚上九点以后,我有时候甚至收到他十点以后回复邮件,我好奇问他为什么每天那么晚,他说要处理邮件啊。

后来才知道,过了下班时间,他也会盯着屏幕,等待邮件到来。来了就处理,来了就处理,直到确实累了,才关电脑走人,早上碰头还会说,唉,昨天晚上太累了,还没忙完就走了。

如果你习惯下班后答复邮件,那么你的同事和客户就会习惯性等下班后给你发邮件并期待你给出答复。

其实可以设定某个时间以后的邮件不回复(算第二天邮件),比如1800以后,当然,大BOSS和特殊情况除外。

下班之前,一键点击,再次复查红色和黄色标签邮件。能处理的当天处理,不能处理的心里有数,这样不会漏掉重要邮件,重要的事情也在自己的清单上面。

发件箱管理,同上。

3. 邮件主题+定期存档

在我看来,邮件的主题的撰写非常重要,主题关键词筛选可以帮助你在成千上万封邮件中找到你需要的邮件,也可以让收件人重视你发的邮件,尽快得到答复。

类似你的文字指纹,你自己命名的邮件主题,留下比较深刻的印象。

举例,同样是收集信息,不同的主题会有不同的效果。

主题❶ 【HRD2017 Q3季度报告_员工满意度调研结果反馈_提交时间720日】

主题❷ 【员工满意度结果反馈】

主题❸ 【数据收集】

如果用主题❶,回复邮件的人会直接在你命名的邮件点击回复,即便是两年后,你还可以很轻松在存档文件夹中找第三季度的员工满意度调研结果反馈。

主题关键词搜索:【Q3】【员工满意度反馈】——就会出现你要的信息。

倘若省事,命名【数据收集,基本上你是很难找到历史邮件。

而找到相关历史邮件的速度,信息管理的能力直接决定了你的工作效率。

除非垃圾邮件,我不会删除已经处理的任何邮件。现在公司outlook容量都非常大。可以按照年限直接存档到本地文件夹。

好处是,需要查找信息,立刻能找到。

很多人大部分时间都用在找,找不到,问别人,下次还是找不到的循环中。

关于存档(Achive)。处理过的邮件在收件箱(Inbox)内,不删除,然后复制到其他按照你工作习惯建立的文件夹中,可以根据你的喜好,设置多维度的查找邮件路径,比如:

❶ 业务维度:存档到本地按业务分文件夹(比如:招聘,培训,绩效......

❷ 时间维度:存档到本地按照时间分文件夹(比如:201520162017......)

❸ 人物维度:存档到本地按照人物分文件夹。

重点来了:

能打电话或面谈就不要发邮件,邮件这东西,你发的越多,收的越多。重要的是解决问题,不是享受处理邮件。

——菲凡

仔细体会和执行这句话,至少可以提升效率50%

菲凡:坐标上海,长期混迹于外企500强,我个人思维和经验的局限导致我的分享并不能代表整个中国职场,当然如果对你有些许帮助,你可以手动点赞,不同观点,开放讨论。



本文作者:菲凡说,文章來源:简书

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